Funciones del administrador de propiedad horizontal: Ley 675
Funciones del administrador de propiedad horizontal
Las funciones del administrador de propiedad horizontal están en el artículo 51 de la Ley 675 de 2001. La ley le da 14 funciones básicas. Entre ellas: convocar la asamblea, presentar las cuentas y el presupuesto, llevar los libros de actas, dar a conocer las actas, llevar la contabilidad, cuidar los bienes comunes, cobrar las cuotas, representar legalmente a la copropiedad y expedir el paz y salvo. Además, cumple las que le asignen el reglamento de propiedad horizontal o la asamblea.
Si administras un edificio o un conjunto, o estás pensando en contratar a alguien para ese cargo, esta guía te sirve. Aquí verás las 14 funciones explicadas en simple. También verás cuáles concentran el trabajo con documentos y actas, y cómo ganar tiempo en ellas para dedicarlo a lo que más valoran los propietarios: un edificio bien cuidado y bien gestionado.
Qué hace un administrador de propiedad horizontal, según la ley
El administrador es la persona (o empresa) que maneja el día a día del edificio o conjunto. La Ley 675 dice que lo nombra la asamblea de propietarios. Pero si la copropiedad tiene consejo de administración, lo elige el consejo, por el período que diga el reglamento (artículo 50).
Por regla general, el administrador es también el representante legal de la copropiedad. Es decir, es quien habla y firma a nombre de ella ante bancos, proveedores o jueces. Hay una excepción: para firmar el contrato del propio administrador, representa a la copropiedad el presidente del consejo o, si no hay consejo, el presidente de la asamblea (parágrafo 1 del artículo 50). Lo explicamos en la guía de funciones del presidente del consejo de administración.
La ley resume su trabajo en cuatro palabras: ejecución, conservación, representación y recaudo. Dicho en simple: hacer que las decisiones se cumplan, cuidar el edificio, actuar a nombre de la copropiedad y cobrar las cuotas.
Un punto importante: el administrador responde por los daños que cause a la copropiedad, a los propietarios o a terceros por dolo (mala intención) o por culpa leve o grave (descuido). Por eso vale la pena tener cada función en orden y bien documentada.
Las 14 funciones del artículo 51, en palabras simples
Esta tabla resume lo que dice la ley. En la última columna agrupamos cada función según el tipo de trabajo que implica:
N.º | Qué dice la ley, en simple | Tipo de tarea |
|---|---|---|
1 | Convocar la asamblea (ordinaria o extraordinaria) y presentarle para aprobación el inventario, el balance de las cuentas del año anterior y el presupuesto del nuevo año, con las primas de seguros. | Documentos y actas |
2 | Llevar, directamente o bajo su responsabilidad, los libros de actas de la asamblea y el registro de propietarios y residentes. Atender la correspondencia del edificio. | Documentos y actas |
3 | Dar a conocer a propietarios y residentes las actas de la asamblea y del consejo de administración, si lo hay. | Documentos y actas |
4 | Preparar y llevar al consejo las cuentas anuales, el informe para la asamblea, el presupuesto, el balance, los balances de prueba y la ejecución del presupuesto. | Documentos y actas |
5 | Llevar la contabilidad del edificio o conjunto, bajo su responsabilidad. | Dinero |
6 | Administrar con cuidado los bienes que dejaron de ser comunes (desafectados) y usarlos para lo que autorizó la asamblea. | Edificio |
7 | Cuidar y vigilar los bienes comunes, y hacer los actos de administración y conservación que permita el reglamento. | Edificio |
8 | Cobrar las cuotas ordinarias y extraordinarias, las multas y los intereses. Puede iniciar el cobro judicial sin pedir autorización. | Dinero |
9 | Pasar a escritura pública y registrar las reformas al reglamento que apruebe la asamblea, e inscribir los actos sobre la existencia y representación legal de la copropiedad. | Representación legal |
10 | Representar a la copropiedad dentro y fuera de los juzgados, y dar poderes especiales cuando haga falta. | Representación legal |
11 | Avisar a los propietarios, por los medios que diga el reglamento, las sanciones que les impuso la asamblea o el consejo. | Convivencia |
12 | Hacer cumplir esas sanciones cuando ya estén en firme. | Convivencia |
13 | Expedir el paz y salvo de cuentas cada vez que cambie el propietario o el tenedor de una unidad. | Dinero |
14 | Cumplir las demás funciones que le den la ley, el reglamento de propiedad horizontal o la asamblea de propietarios. | Otras funciones |
Si el administrador es una empresa, cumple estas funciones a través de su representante legal (parágrafo del artículo 51).
Las funciones que concentran más trabajo documental
Mira la tabla otra vez. Las primeras cuatro funciones giran alrededor de documentos: convocar, presentar informes, llevar los libros de actas y dar a conocer las actas. Y el acta de la asamblea no es un documento cualquiera.
Según el artículo 47 de la Ley 675, el acta de la asamblea debe decir:
Si la reunión fue ordinaria o extraordinaria.
Cómo se hizo la convocatoria.
El orden del día.
El nombre de cada asistente y en qué calidad asiste (por ejemplo, propietario o apoderado), su unidad y su coeficiente.
Los votos de cada decisión.
La ley dice que esa acta la firman el presidente y el secretario de la asamblea. No dice quién debe redactarla; eso depende del reglamento y de lo que decida la asamblea. Pero sí le pone una tarea con fecha al administrador. Dentro de los 20 días hábiles siguientes a la reunión, debe poner una copia completa del acta a disposición de los propietarios, en la sede de la administración. Y debe informar a cada propietario que el acta ya está disponible.
Ahí puede aparecer uno de los principales cuellos de botella administrativos. Pasar en limpio una asamblea larga, con coeficientes y votaciones, toma tiempo. Y si el edificio tiene consejo de administración, sus reuniones también dejan actas que hay que dar a conocer (numeral 3). Cada hora frente a un borrador es una hora que no se dedica a revisar el edificio, a seguir la cartera o a preparar el siguiente presupuesto.
Cómo hacer el acta de la asamblea más rápido, paso a paso
La forma más rápida de hacer un acta es no empezarla de cero. Este es un método que puedes aplicar en tu próxima asamblea o reunión de consejo:
Antes de la reunión: deja listo el orden del día y la lista de asistentes con su unidad y coeficiente. Así puedes verificar el quórum con mayor rapidez. Si tienes dudas, repasa qué es el quórum y cómo se calcula.
Al empezar: informa a los asistentes que la reunión será grabada, para qué y cómo se usará la grabación. Cuando corresponda, pide la autorización para el tratamiento de sus datos personales. Revisa qué dice la Ley 1581 sobre grabar reuniones.
Durante la reunión: graba con el celular o el computador. Nombra en voz alta cada punto del orden del día y el resultado de cada votación. Eso hace el borrador mucho más claro.
Al terminar: sube la grabación a ActasDeReuniones.AI. En minutos recibes un borrador del acta en Word, con asistentes, orden del día, decisiones y votaciones, más la transcripción completa.
Revisa el borrador: es un borrador, no el acta final. Corrige nombres, cifras y lo que haga falta, y compáralo con la lista de coeficientes.
Firma y comparte: lleva el acta a firma del presidente y del secretario. Después, ponla a disposición de los propietarios e infórmales que está disponible, dentro de los 20 días hábiles siguientes a la reunión.
Si prefieres partir de un formato, usa el modelo de acta de asamblea de propiedad horizontal, con plantilla en Word, y revisa los requisitos del acta de asamblea.
En qué invertir el tiempo que recuperas: gestión y mejoras del edificio
Terminar el acta en menos tiempo no es el objetivo final. El objetivo es usar esas horas en las otras funciones del artículo 51, las que los propietarios notan todos los días. Algunas ideas:
Cuidar el edificio antes de que falle (numeral 7). Arma un plan de mantenimiento preventivo: ascensores, bombas, fachadas, zonas comunes. Revisarlo con calma evita reparaciones de urgencia.
Seguir los compromisos de la asamblea. Cada acta trae tareas: cotizar una obra, cambiar un proveedor, revisar una cámara. Si nadie les hace seguimiento, se repiten en la siguiente reunión. ActasDeReuniones.AI genera automáticamente tareas a partir de los compromisos del acta.
Ordenar las finanzas (numerales 4, 5 y 8). Más tiempo para la cartera morosa, la ejecución del presupuesto y un informe claro para la asamblea. Aquí te explicamos cómo hacer el presupuesto de una propiedad horizontal.
Comunicar mejor. Un resumen corto de lo que decidió la asamblea, enviado a tiempo, evita malentendidos y reclamos en la portería.
Proponer mejoras. Con el día a día en orden, puedes llevar al consejo ideas de ahorro de energía, seguridad o uso de zonas comunes, con cifras y cotizaciones.
Si quieres más ideas para organizar tu semana, mira cómo optimizar tu tiempo en la gestión de PH. Y si te interesa cómo está cambiando el perfil del cargo, lee sobre el administrador de propiedad horizontal 3.0.
Errores comunes del administrador con las actas
Estos son los tropiezos que más se repiten y cómo evitarlos:
Dejar el acta para el final. Los 20 días hábiles para ponerla a disposición e informar a los propietarios pasan rápido. Empieza el borrador el mismo día de la reunión, cuando todo está fresco.
Olvidar los coeficientes y los votos. El artículo 47 los pide. Un acta sin ellos es más fácil de discutir después.
No dar a conocer las actas del consejo. La función 3 incluye las actas del consejo de administración, no solo las de la asamblea.
Firmar sin revisar. Un borrador hecho con inteligencia artificial ahorra horas, pero siempre debe revisarlo una persona antes de la firma.
Grabar la reunión y partir de un borrador estructurado es la forma más rápida de cumplir con las actas y dedicar tu tiempo a administrar. Genera el borrador de tu próxima acta con el Generador de ActasDeReuniones.AI.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son las funciones del administrador de propiedad horizontal?
Están en el artículo 51 de la Ley 675 de 2001. Son 14 funciones básicas: convocar la asamblea y presentar cuentas y presupuesto, llevar los libros de actas y el registro de propietarios, dar a conocer las actas, preparar los informes, llevar la contabilidad, cuidar los bienes comunes, cobrar las cuotas, representar legalmente a la copropiedad, registrar las reformas al reglamento, notificar y hacer cumplir sanciones, expedir el paz y salvo y las demás que fijen la ley, el reglamento o la asamblea.
¿Quién nombra al administrador de propiedad horizontal?
Lo nombra la asamblea general de propietarios. Si la copropiedad tiene consejo de administración, lo elige el consejo. En ambos casos, el período es el que diga el reglamento de propiedad horizontal (artículo 50 de la Ley 675).
¿El administrador es el representante legal de la copropiedad?
Sí, por regla general. La excepción es el contrato del propio administrador: para firmarlo, representa a la copropiedad el presidente del consejo de administración o, si no hay consejo, el presidente de la asamblea (parágrafo 1 del artículo 50).
¿El administrador debe redactar el acta de la asamblea?
La Ley 675 no dice quién redacta el acta. Dice que la firman el presidente y el secretario de la asamblea (artículo 47). Al administrador le corresponde llevar los libros de actas, dar a conocer las actas y poner una copia a disposición de los propietarios. Quién hace el borrador depende del reglamento y de lo que decida la asamblea.
¿Cuánto tiempo tiene el administrador para entregar el acta de la asamblea?
Debe poner una copia completa del acta a disposición de los propietarios, en la sede de la administración, dentro de los 20 días hábiles siguientes a la reunión. También debe informar a cada propietario que el acta ya está disponible (artículo 47 de la Ley 675).
¿El administrador puede cobrar las cuotas atrasadas sin autorización de la asamblea?
Sí. El numeral 8 del artículo 51 le permite cobrar las cuotas ordinarias y extraordinarias, las multas y los intereses, e iniciar el cobro judicial sin necesidad de pedir autorización.
