Términos y Condiciones y Política de Privacidad

Tu seguridad y confianza son nuestra prioridad

Última actualización: 03 de agosto de 2026

Información General

ActasDeReuniones.AI ("nosotros", "nuestro" o "la Plataforma") es una plataforma de transcripción de audio/video y generación de actas con inteligencia artificial. Es operada por Skalling Colombia S.A.S., con NIT 901976168-5, Colombia, quien actúa como responsable del tratamiento de los datos personales que la Plataforma recopila directamente (datos de cuenta, facturación y uso).

Este documento integra en un solo instrumento los Términos y Condiciones de uso y la Política de Privacidad de ActasDeReuniones.AI, y describe cómo recopilamos, usamos, almacenamos y protegemos la información cuando utilizas nuestros servicios.

Al utilizar la Plataforma aceptas estas condiciones y las prácticas descritas en esta política. Si no estás de acuerdo con alguna parte, te recomendamos no utilizar la Plataforma.

Descripción del Servicio

ActasDeReuniones.AI ofrece un servicio de transcripción de archivos de audio/video y generación de actas de reuniones mediante inteligencia artificial.

  • Pago único por uso: el servicio funciona con paquetes de tiempo que se adquieren mediante un pago único por uso. No existen suscripciones recurrentes ni cobros automáticos.
  • Vigencia del tiempo adquirido: el tiempo comprado tiene una vigencia de 6 meses desde la fecha de compra. El tiempo no utilizado expira al cumplirse ese plazo.
  • Tiempo no transferible: el tiempo adquirido es de uso exclusivo de la entidad compradora y no puede transferirse a otras cuentas o entidades.

Cuenta y Registro

Para utilizar el servicio puedes crear una cuenta mediante registro propio o ser invitado por una empresa. Para la creación de la cuenta y la facturación, recopilamos los datos necesarios (nombre, correo electrónico, información de la empresa y perfil de facturación).

  • El titular de la cuenta es responsable de la veracidad y actualización de los datos suministrados, incluidos los datos de facturación (NIT/CC con dígito de verificación cuando aplique).
  • El registro en la Plataforma implica la aceptación expresa de estos Términos y Condiciones y de la Política de Privacidad.

Datos que Recopilamos

Podemos recopilar los siguientes tipos de información:

  • Información de cuenta: nombre, correo electrónico, información de facturación y datos de la empresa cuando te registras.
  • Archivos de audio/video: los archivos que subes para ser transcritos y convertidos en actas.
  • Metadatos: duración del archivo, tamaño, tipo de archivo y huella digital (hash SHA-256) para control de duplicados.
  • Datos de uso: información sobre cómo interactúas con la Plataforma, páginas visitadas y funciones utilizadas.
  • Datos de facturación: NIT/CC, dirección y perfil de facturación, utilizados para la emisión de facturas y el cumplimiento tributario.

Pagos y Reembolsos

Los pagos se procesan de forma segura a través de ePayco. No almacenamos datos de tarjetas de crédito en nuestros servidores. Una vez iniciado el proceso de suscripción, los cargos no son reembolsables salvo circunstancias excepcionales a criterio de la empresa.

Para consultas sobre facturación o disputas de pago, contacta a nuestro equipo de soporte a través de la sección de contacto.

Cookies

Utilizamos cookies y tecnologías similares para mejorar tu experiencia en la Plataforma. Puedes configurar tu navegador para rechazar todas las cookies o para indicar cuándo se envía una cookie. Sin embargo, algunas funciones de la Plataforma pueden no funcionar correctamente sin cookies.

Retención de Datos

En cumplimiento de la Ley de Protección de Datos de Colombia, establecemos los siguientes períodos de retención:

  • Archivos de audio/video: Los archivos subidos para transcripción se eliminan automáticamente dentro de las 24 horas posteriores a su procesamiento. Una vez transcritos y generada el acta correspondiente, el archivo original es eliminado de nuestros servidores.
  • Documentos generados (actas): Las actas generadas como resultado del servicio se conservan mientras exista una cuenta activa; si la cuenta se desactiva, se conservan durante 6 meses adicionales y luego se eliminan, salvo que solicites su eliminación antes.
  • Datos de cuenta: Se conservan mientras tengas una cuenta activa en la Plataforma.

Estas prácticas cumplen con los principios de finalidad, necesidad y proporcionalidad establecidos en la normativa colombiana de protección de datos.

Derechos del Usuario — Habeas Data (Ley 1581 de 2012)

De conformidad con la Ley Estatutaria 1581 de 2012 (Habeas Data) y sus decretos reglamentarios, los titulares de datos personales tienen los siguientes derechos:

  • Acceso: Conocer qué datos personales nuestros están siendo tratados.
  • Actualización y Rectificación: Solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos.
  • Cancelación: Solicitar la eliminación de tus datos personales cuando consideres que no están siendo tratados conforme a la ley.
  • Oposición: Oponerte al tratamiento de tus datos personales para fines específicos.
  • Revocación de la autorización: Revocar en cualquier momento la autorización otorgada para el tratamiento de tus datos.

Nuestro rol: Skalling Colombia S.A.S. (901976168-5) es el operador de la Plataforma y responsable del tratamiento de los datos personales que la Plataforma recopila directamente. Para los archivos de audio/video subidos por un usuario, la Plataforma actúa como encargada (procesadora) del tratamiento: los archivos se procesan exclusivamente para generar las actas solicitadas, y el cumplimiento del procedimiento de Habeas Data (Ley 1581 de 2012) frente a las personas grabadas es responsabilidad exclusiva de la persona que sube el archivo. La Plataforma no se responsabiliza por la obtención del consentimiento ni por el uso que se dé al contenido procesado.

Para ejercer tus derechos, escríbenos a [email protected].

Cumplimiento Normativo

ActasDeReuniones.AI cumple con la Ley Estatutaria 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y la normativa colombiana aplicable en materia de protección de datos personales.

Cuando el tratamiento de datos corresponda a usuarios ubicados en la Unión Europea, la Plataforma cumple además con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD/GDPR). En ese caso, los titulares podrán ejercer derechos adicionales como la portabilidad de sus datos y la limitación del tratamiento, a través de los mismos canales indicados en este documento.

Términos de Pago y Devoluciones

Los pagos se procesan de forma segura a través de la pasarela de pagos ePayco. Una vez procesado el pago, el servicio queda disponible para uso inmediato.

No se realizan devoluciones de dinero. Una vez procesado el pago, el servicio se considera entregado y disponible para uso inmediato.

Solo en situaciones extremas y debidamente justificadas se evaluará una solicitud de devolución. La empresa se reserva el derecho de aprobar o rechazar. En caso de aprobación, se descuentan los costos operacionales: comisiones de pago, impuestos y gastos administrativos.

Propiedad Intelectual y Uso Aceptable

El usuario conserva la propiedad de los documentos y actas generados a partir de sus archivos. La Plataforma otorga una licencia de uso del servicio para los fines previstos en este documento.

Queda prohibido subir contenido ilegal, contenido que vulnere derechos de terceros o contenido grabado sin la autorización de las personas que aparecen en él. También queda prohibido intentar vulnerar la seguridad, disponibilidad o integridad de la Plataforma o de sus sistemas.

Limitación de Responsabilidad

El servicio se presta "tal cual", sin garantía de disponibilidad ininterrumpida o libre de errores. La Plataforma hará esfuerzos razonables para mantener la continuidad del servicio, pero no garantiza su funcionamiento permanente.

El usuario es el responsable del contenido que procesa y del cumplimiento de los requisitos de autorización frente a las personas grabadas, según lo descrito en la sección de Habeas Data. La Plataforma no se responsabiliza por el mal uso del contenido procesado.

En ningún caso la responsabilidad de la Plataforma excederá el importe pagado por el usuario por el servicio contratado.

Actualización de la Política

Nos reservamos el derecho de actualizar esta política y los términos. Los cambios serán publicados en esta página con su fecha de última actualización. El uso continuado de la Plataforma tras los cambios constituye aceptación de los mismos.

Última actualización: 03 de agosto de 2026.

Canales Oficiales y Prevención de Suplantación

Para protegerte frente a intentos de suplantación, los únicos canales oficiales de ActasDeReuniones.AI se dividen en dos categorías:

Skalling Colombia S.A.S. nunca solicitará por canales no oficiales contraseñas, códigos de verificación, datos bancarios ni pagos fuera de la pasarela oficial (ePayco).

Si recibes contacto desde otro número, correo o perfil que se haga pasar por la Plataforma, no compartas información y repórtalo a los canales oficiales indicados arriba.

Contacto

Si tienes preguntas, inquietudes o deseas ejercer tus derechos de Habeas Data, puedes comunicarte con nosotros a través de: