¿Qué puede decidir el consejo de PH? Funciones del consejo de administración

Las funciones del consejo de administración en propiedad horizontal las define, sobre todo, el reglamento de cada copropiedad. La Ley 675 de 2001, en su artículo 55, le da una tarea general: tomar las decisiones necesarias para que la copropiedad cumpla sus fines, según lo que diga el reglamento. Además, la ley le da al consejo algunas funciones concretas: elegir al administrador cuando hay consejo, revisar las cuentas y el presupuesto antes de la asamblea y, si el reglamento lo permite, imponer sanciones. Lo que la ley reserva a la asamblea, como aprobar el presupuesto y las cuotas, no lo puede decidir el consejo.

Si eres consejero, administrador o haces parte de un edificio o conjunto, esta guía te ayuda a saber qué temas puede resolver el consejo y cuáles tiene que llevar a la asamblea. Al final verás qué conviene dejar escrito en el acta de cada reunión.

Qué dice la Ley 675 sobre el consejo de administración

El consejo de administración es un grupo pequeño de propietarios que la asamblea elige para acompañar y controlar la gestión del edificio o conjunto. No reemplaza a la asamblea ni al administrador: está en el medio.

La Ley 675 dice tres cosas básicas sobre el consejo:

Cuándo es obligatorio (artículo 53). Es obligatorio en edificios o conjuntos de uso comercial o mixto con más de 30 bienes privados, sin contar parqueaderos ni depósitos. En los residenciales, y en los de 30 bienes privados o menos, es opcional: existe si el reglamento lo crea.

Cómo se integra (artículo 53). Por un número impar de tres o más propietarios, o sus delegados. Los elige y los remueve la asamblea (artículo 38).

Cómo decide (artículo 54). Delibera y decide con la presencia y los votos de la mayoría de sus miembros, salvo que el reglamento pida más. Aquí no cuentan los coeficientes: cada miembro es un voto.

Un detalle de escritura que confunde a muchos: se escribe consejo de administración, con s. "Concejo", con c, es otra cosa: el concejo municipal.

Qué SÍ puede decidir el consejo

La ley no trae una lista cerrada de funciones del consejo. Remite al reglamento. Pero sí le asigna algunas tareas en distintos artículos:

Elegir al administrador. Cuando la copropiedad tiene consejo, es el consejo quien elige al administrador, por el período que diga el reglamento (artículo 50). Para firmar el contrato del administrador, representa a la copropiedad el presidente del consejo.

Revisar las cuentas y el presupuesto antes de la asamblea. El administrador debe presentar al consejo las cuentas anuales, el informe para la asamblea, el presupuesto y el balance (artículo 51, numeral 4). El consejo los revisa y después se llevan a la asamblea, que es la que aprueba.

Imponer sanciones, si el reglamento se lo permite. Las sanciones por incumplir las obligaciones las impone la asamblea, o el consejo cuando el reglamento le dio esa facultad (artículo 60). Aun así, el consejo no puede sancionar de forma directa: debe seguir el procedimiento del reglamento y respetar el debido proceso y el derecho de defensa y contradicción de la persona.

Tomar las decisiones del día a día que le asigne el reglamento. Por ejemplo, según lo que diga el reglamento: revisar cotizaciones, hacer seguimiento a los contratos o fijar prioridades de mantenimiento, siempre dentro del presupuesto que aprobó la asamblea.

Por eso el primer paso de todo consejo es leer su reglamento. Ahí está el detalle de lo que puede decidir. Este artículo es informativo; para un caso puntual, conviene revisar el reglamento con un asesor.

Qué NO puede decidir: lo que es de la asamblea

Hay decisiones que la Ley 675 deja en manos de la asamblea general de propietarios (artículo 38). El consejo puede prepararlas y proponerlas, pero no aprobarlas. Entre ellas:

Aprobar el presupuesto anual y las cuotas de administración, ordinarias o extraordinarias.

Aprobar o rechazar los estados financieros.

Elegir y remover a los miembros del consejo.

Reformar el reglamento de propiedad horizontal.

Las decisiones que exigen mayoría calificada del 70%, como cambiar la destinación de bienes comunes (artículo 46). Lo explicamos en qué es el quórum y cómo se calcula.

Esta tabla resume quién decide cada tema:

Cómo tomar una buena decisión en el consejo

Saber qué puede decidir el consejo es la mitad. La otra mitad es decidir bien. Esta lista sirve para cualquier reunión:

Confirma que el tema le toca al consejo. Revisa el reglamento y la tabla de arriba. Si es de la asamblea, el consejo prepara la propuesta y la lleva a la asamblea.

Verifica el quórum. Deben estar presentes y votar la mayoría de los miembros, salvo que el reglamento pida más.

Pide los soportes antes de votar. Cotizaciones, informes del administrador, contratos o estados de cuenta. Decidir sin soportes es la forma más rápida de tener problemas después.

Vota con claridad. Cada decisión debe tener un resultado claro: aprobado o no aprobado, y con cuántos votos.

Define quién hace qué y para cuándo. Una decisión sin responsable ni fecha se vuelve a discutir en la siguiente reunión.

Errores comunes del consejo de administración

Estos son los tropiezos que más se repiten:

Aprobar lo que es de la asamblea. Por ejemplo, subir la cuota de administración o aprobar el presupuesto. Eso lo decide la asamblea.

Confundir al presidente del consejo con el representante legal. Por regla general, el representante legal es el administrador. Lo explicamos en las funciones del presidente del consejo de administración.

Decidir sin quórum. El consejo necesita la presencia y los votos de la mayoría de sus miembros para decidir válidamente, salvo que el reglamento exija un quórum superior.

No dejar la decisión por escrito. Si no quedó en el acta, meses después nadie recuerda qué se aprobó ni quién quedó a cargo.

Qué debe quedar en el acta del consejo

La Ley 675 no trae reglas detalladas sobre las actas del consejo, como sí lo hace para las de la asamblea. El formato y quién las firma dependen del reglamento de cada copropiedad. Lo que sí dice la ley es que el administrador debe dar a conocer a propietarios y residentes las actas del consejo (artículo 51, numeral 3).

Como buena práctica, el acta de cada reunión del consejo debería dejar claro:

La fecha, la hora y el lugar o medio de la reunión.

Los asistentes y si hubo quórum.

Los temas tratados.

Cada decisión, con el resultado de la votación.

Los responsables y las fechas de cada compromiso.

Los soportes que se revisaron.

Con ActasDeReuniones.AI grabas la reunión del consejo y recibes en minutos un borrador del acta con asistentes, temas, decisiones y votaciones. Además, genera automáticamente tareas a partir de los compromisos del acta. El borrador siempre se revisa antes de firmarlo.

Preguntas frecuentes

¿Qué funciones tiene el consejo de administración según la Ley 675?

El artículo 55 de la Ley 675 le da una función general: tomar las decisiones necesarias para que la copropiedad cumpla sus fines, según el reglamento. Además, cuando existe, elige al administrador (artículo 50), revisa las cuentas y el presupuesto antes de la asamblea (artículo 51) y puede imponer sanciones si el reglamento se lo permite, siguiendo el debido proceso (artículo 60).

¿Es obligatorio tener consejo de administración?

Solo en edificios o conjuntos de uso comercial o mixto con más de 30 bienes privados, sin contar parqueaderos ni depósitos. En los residenciales, y en los de 30 bienes privados o menos, es opcional y existe si el reglamento lo crea (artículo 53 de la Ley 675).

¿Se escribe consejo o concejo de administración?

Se escribe consejo de administración, con s. La palabra concejo, con c, se usa para el concejo municipal.

¿El consejo de administración puede subir la cuota de administración?

No. Aprobar el presupuesto anual y las cuotas ordinarias o extraordinarias es función de la asamblea general de propietarios (artículo 38, numeral 4, de la Ley 675). El consejo puede revisar la propuesta y llevarla a la asamblea.

¿Cuántos miembros del consejo se necesitan para decidir?

La mayoría de sus miembros, tanto para deliberar como para decidir, salvo que el reglamento exija un quórum mayor. En el consejo no cuentan los coeficientes: cada miembro es un voto (artículo 54 de la Ley 675).

¿El consejo de administración elige al administrador?

Sí, cuando la copropiedad tiene consejo. El artículo 50 de la Ley 675 dice que, si existe consejo de administración, es este órgano el que elige al administrador, por el período que prevea el reglamento. Si no hay consejo, lo elige la asamblea.