Libro de actas: qué es, cómo llevarlo y si debe registrarse ante la DIAN

Es el registro donde se guardan, en orden, las actas firmadas de cada reunión

En una asamblea de propiedad horizontal, las decisiones deben quedar registradas en un acta. Ahí entra el libro de actas: el registro donde se archivan las actas firmadas, una detrás de otra. Sirve para encontrar una decisión años después y para demostrar qué se decidió. En este artículo te explicamos qué es, qué debe llevar y cuándo hay que registrarlo ante la DIAN.

Qué es el libro de actas

El libro de actas es donde se guardan las actas firmadas de un órgano, como la asamblea o el consejo de administración. Cada acta firmada se guarda en el libro, en orden de fecha.

En las propiedades horizontales, el libro de actas de la asamblea sirve como prueba de lo que se decidió. Así se puede consultar qué se aprobó en una fecha determinada.

Qué debe tener cada acta del libro

Según el artículo 47 de la Ley 675 de 2001, cada acta debe indicar:

Si la asamblea fue ordinaria o extraordinaria.

Cómo se hizo la convocatoria.

El orden del día.

El nombre y la calidad de quienes asistieron, por ejemplo, si participan como propietarios o representantes, con su unidad privada y su coeficiente.

Los votos emitidos en cada decisión.

Además, el acta debe quedar firmada por el presidente y el secretario de la asamblea.

La fecha, la hora y el lugar no están en esa lista, pero conviene anotarlos para identificar la reunión.

Lo que la ley exige después de la reunión

Según el artículo 47 de la Ley 675 de 2001, la administración debe:

Poner a disposición de los propietarios una copia completa del acta dentro de los 20 días hábiles siguientes a la reunión.

Informar a cada propietario que el acta está disponible.

Dejar constancia en el libro de la fecha y el lugar en que se publicó el acta.

Cómo llevarlo en orden

Estas son recomendaciones prácticas. No son requisitos legales, pero ayudan a que el libro sea fácil de consultar:

Incluye el acta en el libro en cuanto esté firmada. No dejes actas firmadas sueltas.

Ordena las actas por fecha, de la más antigua a la más reciente.

No tapes ni borres lo escrito. Si encuentras un error, consulta cómo corregirlo antes de hacer cambios.

¿Hay que registrar el libro ante la DIAN?

Depende del tipo de propiedad.

Propiedad residencial: no. La DIAN dijo en enero de 2026, mediante el Concepto 000189, que las propiedades horizontales residenciales «no están obligadas a registrar su libro de actas ante la DIAN». Esa exclusión se mantiene aunque destinen áreas comunes a explotación comercial o industrial.

Propiedad comercial o mixta: puede ser distinto. Para las propiedades que están en el régimen ordinario de renta y explotan áreas comunes con fines comerciales, industriales o mixtos, la regla puede ser otra. En ese caso, el libro puede tener que registrarse para tener pleno valor probatorio. Consulta el caso con un contador o un abogado.

Preguntas frecuentes

¿Qué es el libro de actas?

Es el registro donde se guardan, en orden de fecha, las actas firmadas de cada reunión. Sirve para consultar y probar lo que se decidió.

¿Las propiedades horizontales deben registrar el libro de actas ante la DIAN?

Las residenciales no. Según el Concepto 000189 de 2026 de la DIAN, no están obligadas. Las comerciales o mixtas deben revisar su caso con un contador o un abogado.

¿Qué pasa si no registro el libro?

En propiedades residenciales, la DIAN dice que el registro no es obligatorio. En otros casos, el registro puede ser necesario para que el libro tenga pleno valor probatorio ante la DIAN.

¿Qué debe llevar cada acta del libro?

Como mínimo: si la asamblea fue ordinaria o extraordinaria, cómo se convocó, el orden del día, el nombre y la calidad de los asistentes con su unidad y coeficiente, los votos y las firmas del presidente y del secretario.

Para terminar

Llevar el libro al día es más fácil cuando el acta sale a tiempo. Usa el Generador de ActasDeReuniones.AI para pasar de la grabación a un borrador del acta en pocos minutos. Recuerda que el borrador siempre necesita revisión humana antes de firmarse y archivarse en el libro.